Kansalaisyhteydenottorekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 216/679

Laadittu 23.5.2018

 
1. REKISTERINPITÄJÄ
Lapsiasiavaltuutetun toimisto
Vapaudenkatu 58 A, 3. krs
40100 JYVÄSKYLÄ
Vaihde +358 (0)295 666 850

2. REKISTERIN NIMI
Lapsiasiavaltuutetun toimiston kansalaisyhteydenottojen rekisteri

3. REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ
Yhteyshenkilö:
Merike Helander
Lapsiasiavaltuutetun toimisto
Vapaudenkatu 58 A, 3. Krs
40100 JYVÄSKYLÄ
Puh. +358 (0)295 666 850
lapsiasiavaltuutettu@oikeus.fi

4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Kansalaisten yhteydenottoihin vastaaminen sähköpostilla, kirjeitse tai puhelimitse.

Yleisellä tasolla yhteydenotoista nousevia lasten oikeuksiin liittyviä kysymyksiä hyödynnetään lapsiasiavaltuutetun vaikuttamistyössä.

Yhteydenotoista muodostetaan lapsiasiavaltuutetun vuosittaiseen toimintakertomukseen tilastoyhteenveto vuoden aikana tulleista kansalaisten yhteydenotoista (lukumäärät asiaryhmittäin).

Käsittely perustuu viranomaisen lakisääteiseen velvoitteeseen antaa hallinnollista neuvontaa ja vastata asiointia koskeviin kysymyksiin (hallintolaki 434/2003, 8 §) sekä lapsiasiavaltuutetun lakisääteiseen tehtävään edistää lapsen edun ja oikeuksien toteumista (laki lapsiasiavaltuutetusta 1221/2004, 2 § ja 3 §).

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisterissä käsitellään kansalaisilta sähköpostilla, kirjeitse ja puhelimitse tulleita yhteydenottoja. Sisältö määräytyy sen mukaan, mitä tietoja kansalainen itse luovuttaa rekisteriin.

Sähköpostit ja kirjeet tallennetaan sellaisenaan. Tiedot puheluista tallennetaan tilastointia varten.

Rekisteriin tallennetaan tilastointia varten kaikista yhteydenotoista yhteydenottajan nimi, jos tiedossa; ajankohta; lyhyt kuvaus asiasta ja annetusta vastauksesta; rekisteröidyn asuinpaikan mukainen aluehallintovirasto, jos tiedossa; yhteydenottajan rooli (esim. vanhempi tai viranomainen) jos tiedossa; yhteydenottotapa, yhteydenoton tarkoitus, asiaryhmä.

6. TIETOJEN LUOVUTUS
Tietoja ei luovuteta viranomaisen ulkopuolelle.

7. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Tiedot säilytetään pysyvästi.

8. REKISTERIN SUOJAUS
Tiedot käsitellään luottamuksellisina.

Sähköiset tiedot säilytetään teknisesti suojatusti siten, että ulkopuolisilla ei ole niihin pääsyä. Pääsy tietoihin on yhteydenottoja käsittelevillä lapsiasiavaltuutetun toimiston virkamiehillä. Suojaus perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin.

Kirjeenä tulleet yhteydenotot arkistoidaan ja säilytetään toimistolla lukitussa kaapissa.

Kaikki yhteydenotot (sähköpostit, puhelut, kirjeet) kirjataan sähköisessä muodossa vuosittaiseen excel-taulukkoon tilastointia varten. Tilastointitaulukkoon on pääsy yhteydenottoja käsittelevillä lapsiasiavaltuutetun toimiston virkamiehillä. Suojaus perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. 

9. TARKASTUS- JA KORJAUSOIKEUS, SEKÄ OIKEUS TIETOJEN POISTAMISEEN
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus lapsiasiavaltuutetun toimistolta, että hänen tietojaan käsitellään tai ei käsitellä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot, jotka hän on itse toimittanut lapsiasiavaltuutetun toimistolle sekä tiedot siitä, miten hänen tietojaan on käsitelty.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää oikaisua rekisteröityä koskeviin virheellisiin tietoihinsa toimittamalla uudet korjatut tiedot lapsiasiavaltuutetun toimistolle ja pyytämällä virheellisen tiedon poistamista.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietonsa poistettavaksi rekisteristä tekemällä pyynnön lapsiasiavaltuutetun toimistolle.

Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja se on allekirjoitettava.

10. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.

 

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta, annettu 27.4.2016, voimaantulo 25.5.2018.


Uutiskirje

Alla olevalla lomakkeella voit tilata itsellesi lapsiasiavaltuutetun uutiskirjeen.

Kiitos tilauksesta.