Tapahtumakutsujen rekisterin tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 Tietosuojalaki 1050/2018                                                                                                                                                                     Laadittu 3.5.2019

  1. REKISTERINPITÄJÄ

Lapsiasiavaltuutetun toimisto

Vapaudenkatu 58 A, 3. krs

40100 JYVÄSKYLÄ

Vaihde +358 (0)295 666 850

  1. REKISTERIN NIMI

Lapsiasiavaltuutetun toimiston tapahtumakutsujen rekisteri

  1. REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ

Yhteyshenkilö: Merike Helander Lapsiasiavaltuutetun toimisto Vapaudenkatu 58 A, 3. Krs 40100 JYVÄSKYLÄ Puh. +358 (0)295 666 850 lapsiasiavaltuutettu@oikeus.fi

  1. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Tapahtumakutsujen yhteystietojen, ajankohtien ja kutsun perusteiden tallentaminen.

Lapsiasiavaltuutetun toimisto saa vuositasolla lukuisia kutsuja puhujaksi tai vieraaksi erilaisiin tapahtumiin. Kutsujen yhteydessä pyydetään kutsujaa perustelemaan lyhyesti, miten lapsiasiavaltuutetun tai toimiston edustajan osallistuminen tapahtumaan edistää lapsen oikeuksien toteutumista.

Tapahtumakutsuista ja kutsujien antamista perusteista muodostetaan lapsiasiavaltuutetun vuosittaiseen toimintakertomukseen tilastoyhteenveto. Lisäksi tietoja voidaan käyttää selvitys- ja tutkimustyössä.

Käsittely perustuu lapsiasiavaltuutetun lakisääteiseen tehtävään edistää lapsen edun ja oikeuksien toteumista (laki lapsiasiavaltuutetusta 1221/2004, 2 § ja 3 §).

  1. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisterissä käsitellään sähköpostilla, kirjeitse ja puhelimitse tulleita yhteydenottoja. Sisältö määräytyy sen mukaan, mitä tietoja kutsuja itse luovuttaa rekisteriin.

Sähköpostit ja kirjeet tallennetaan sellaisenaan. Tiedot puheluista tallennetaan tilastointia varten.

Rekisteriin tallennetaan tilastointia varten kaikista yhteydenotoista kutsujan nimi ja instituutio; kutsun esittämisen ajankohta; lyhyt kuvaus kutsun sisällöstä ja perustelupyyntöön annettu vastaus; yhteydenottotapa, tilaisuuden tarkoitus ja ajankohta sekä tieto lapsiasiavaltuutetun vastauksesta.

  1. TIETOJEN LUOVUTUS

Tietoja ei luovuteta viranomaisen ulkopuolelle.

  1. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Tiedot säilytetään pysyvästi. 

  1. REKISTERIN SUOJAUS

Tiedot käsitellään luottamuksellisina.

Sähköiset tiedot säilytetään teknisesti suojatusti siten, että ulkopuolisilla ei ole niihin pääsyä. Pääsy tietoihin on kutsuja käsittelevillä lapsiasiavaltuutetun toimiston virkamiehillä. Suojaus perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin.

Kirjeenä tulleet kutsut arkistoidaan ja säilytetään toimistolla lukitussa kaapissa.

Kaikki kutsut (sähköpostit, puhelut, kirjeet) kirjataan sähköisessä muodossa vuosittaiseen excel-taulukkoon tilastointia varten. Tilastointitaulukkoon on pääsy kutsuja käsittelevillä lapsiasiavaltuutetun toimiston virkamiehillä. Suojaus perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. 

  1. TARKASTUS- JA KORJAUSOIKEUS, SEKÄ OIKEUS TIETOJEN POISTAMISEEN

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus lapsiasiavaltuutetun toimistolta, että hänen tietojaan käsitellään tai ei käsitellä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot, jotka hän on itse toimittanut lapsiasiavaltuutetun toimistolle sekä tiedot siitä, miten hänen tietojaan on käsitelty.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää oikaisua rekisteröityä koskeviin virheellisiin tietoihinsa toimittamalla uudet korjatut tiedot lapsiasiavaltuutetun toimistolle ja pyytämällä virheellisen tiedon poistamista.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietonsa poistettavaksi rekisteristä tekemällä pyynnön lapsiasiavaltuutetun toimistolle.

Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja se on allekirjoitettava.

  1. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.

 

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta, annettu 27.4.2016, voimaantulo 25.5.2018.


Uutiskirje

Alla olevalla lomakkeella voit tilata itsellesi lapsiasiavaltuutetun uutiskirjeen.

Kiitos tilauksesta.