Privacy notice of the Office of the Ombudsman for Children

1. CONTROLLER

Office of the Ombudsman for Children
Vapaudenkatu 58 A, 3rd floor
FI-40100 JYVÄSKYLÄ, FINLAND
Switchboard +358 (0)295 666 850

2. NAME OF THE FILE

Marketing register of the Office of the Ombudsman for Children

3. PERSON IN CHARGE OF THE FILE

Contact person:
Merike Helander 
Office of the Ombudsman for Children
Vapaudenkatu 58 A, 3rd floor
FI-40100 JYVÄSKYLÄ, FINLAND
Tel. +358 (0)295 666 850
[email protected]

4. PURPOSE OF THE FILE

• Sending newsletters
• Managing competitions and campaigns and delivering prizes
• Implementing the marketing prohibitions referred to in the legislation
• Processing feedback and communication
• User analysis of the newsletter subscribers

The processing is based on managing customer relationships, consent of data subjects or pursuing the controller's legitimate interests.

5. DATA CONTENT OF THE FILE

Necessary information in accordance with the purpose of the register is processed in the register:

• Contact information: name, address, e-mail, telephone number
• Personal preferences on the website of the controller and in the controller’s services
• Information on the device used by the individual: such as the terminal device, IP address, operating system and browser

6. SOURCES OF DATA

Personal data are collected from the data subjects themselves in connection with campaigns, feedback and newsletter subscriptions. 

7. TRANSFER AND DISCLOSURE OF DATA

Data are not disclosed without the permission of the data subject outside the limits permitted and required by law or the requirements of authorities.
Subcontractors can be used to carry out tasks in accordance with the purpose of the register, and data may be transferred outside the EU/EEA, if it is necessary to implement the service. In that case, the controller ensures through agreements that an adequate level of data protection is in place in the manner required by the legislation.

8. DATA STORAGE PERIOD

The controller only stores the data as long as necessary for the purpose of the register.

9. PROTECTION OF THE FILE

The databases, in which data are stored, are protected physically and technologically so that external parties cannot access them. Only those who need access in order to carry out their duties can access the data.

10. RIGHT OF ACCESS TO AS WELL AS RECTIFICATION AND ERASURE OF DATA

Data subjects have the right to unsubscribe from the newsletter at any time.
Data subjects have the right to access the data concerning them stored in the register, the right to request the rectification of inaccurate personal data and the right to have their data erased from the register.

A request for access, rectification or erasure must be signed and submitted in writing to the person in charge of the file.

11. RIGHT TO DATA PORTABILITY AND RESTRICTING THE PROCESSING OF DATA

Data subjects have the right to access the personal data concerning them that they have provided to the controller, in a structured, commonly used and machine-readable format, if the processing is based on consent or a contract and the processing is carried out by automated means.
Data subjects have the right to restriction of processing in accordance with Article 18 of the EU General Data Protection Regulation.

12. CHANGING THE PRIVACY STATEMENT

The controller reserves the right to update and change the privacy statement. We will notify the data subjects on the issue, if the legislation requires it.

1. CONTROLLER

Office of the Ombudsman for Children
Vapaudenkatu 58 A, 3rd floor
FI-40100 JYVÄSKYLÄ, FINLAND
Switchboard +358 (0)295 666 850

2. NAME OF THE FILE

Register of messages from citizens to the Office of the Ombudsman for Children in Finland

3. PERSON IN CHARGE OF THE FILE

Contact person:
Merike Helander 
Office of the Ombudsman for Children
Vapaudenkatu 58 A, 3rd floor
FI-40100 JYVÄSKYLÄ, FINLAND
Tel. +358 (0)295 666 850
[email protected]

4. PURPOSE OF THE FILE

Responding to messages from citizens by e-mail, letter or telephone. 

On a general level, issues related to the rights of children that arise from the messages are used in the advocacy work by the Ombudsman for Children. 

A statistical summary of the messages from citizens during the year (numbers by type of case) is generated for the annual report of the Ombudsman for Children.

The processing is based on the statutory obligation of an authority to provide advice on dealing with administrative matters and respond to questions and enquiries concerning the use of its services (section 8, Administrative Procedure Act 434/2003), as well as the statutory task of the Ombudsman for Children to promote the realisation of the rights and best interest of children (sections 2 and 3, Act on the Ombudsman for Children 1221/2004).

5. DATA CONTENT OF THE FILE

Messages from citizens by e-mail, letter and telephone are processed in the register. The content is determined by the information that the citizens themselves provide for the register. 

E-mail messages and letters are saved as such. Information on telephone calls is stored for statistics.

For statistics, the following information on all contacts is saved in the register: name of the sender of the message, if known; time; brief description of the issue and the response given; the Regional State Administrative Agency according to the place of residence, if known, role of the sender of the message (such as parent or an authority), if known; contact method, purpose of message, type of case.

6. DISCLOSURE OF DATA 

There are no regular disclosures of data.

Data is disclosed to authorities that request it in accordance with the Act on the Openness of Government Activities (621/1999). The data and documents are public unless specifically decreed confidential by law.

7. DATA STORAGE PERIOD

The data are stored permanently.

8. PROTECTION OF THE FILE

The data are kept confidential. 

Technical protection measures are used when storing electronic data so that external parties cannot access them. Public officials that process the messages at the Office of the Ombudsman for Children have access to the data. The protection is based on personal user IDs.

Messages that arrive by letter are archived and stored in a locked cabinet at the office. 

All messages (e-mails, telephone calls, letters) are recorded in an annual Excel table in electronic format for statistics. The public officials that process messages at the Office of the Ombudsman for Children have access to the statistics table. The protection is based on personal user IDs.

9. RIGHT OF ACCESS TO AS WELL AS RECTIFICATION AND ERASURE OF DATA

Data subjects have the right to receive confirmation from the Office of the Ombudsman for Children that their data are or are not processed. 

Data subjects have the right to access the data they have provided to the Office of the Ombudsman for Children themselves, as well as the right to receive information on how their data have been processed. 

Data subjects have the right to request the rectification of inaccurate data on the data subject by submitting new, corrected information to the Office of the Ombudsman for Children and requesting the erasure of the inaccurate data.  

Data subjects have the right to request the erasure of their data from the register by submitting a request to the Office of the Ombudsman for Children.

The request must be signed and made in writing.

10. CHANGING THE PRIVACY STATEMENT

The controller reserves the right to update and change the privacy statement. We will notify the data subjects on the issue, if the legislation requires it.

Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC, issued on 27 April 2016, entry into force on 25 May 2018.

1. Rekisterinpitäjä

Lapsiasiavaltuutetun toimisto
Vapaudenkatu 58 A, 3. krs, 40100 JYVÄSKYLÄ
Vaihde +358 (0)295 666 850

2. Rekisterin nimi

Lapsiasiavaltuutetun toimiston valokuvauksiin osallistuvien rekisteri

3. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Yhteyshenkilö:
Merike Helander
Lapsiasiavaltuutetun toimisto
Vapaudenkatu 58 A, 3. krs, 40100 JYVÄSKYLÄ
Puh. +358 (0)295 666 850
lapsiasiavaltuutettu(at)oikeus.fi

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Lapsiasiavaltuutetun toimiston järjestämiin valokuvauksiin osallistuminen ja kuvien käyttö lapsiasiavaltuutetun toimiston viestintämateriaaleissa.

Rekisteri perustuu valokuvausyrityksen ja lapsiasiavaltuutetun väliseen sopimukseen valokuvausten toteuttamisesta. Sopimuksessa rekisterinpitäjäksi on nimetty lapsiasiavaltuutetun toimisto.

5. Rekisterin tietosuojasisältö

Rekisterissä käsitellään valokuvauksiin osallistuvien lasten huoltajien suostumuslomakkeita sekä valokuvauksiin osallistuvien lasten kuvia.

Suostumuslomake sisältää kuvaukseen osallistuneen lapsen nimen ja hänen huoltajansa nimen ja allekirjoituksen.

Tiedot saadaan huoltajien itsensä ilmoittamana suostumuslomakkeella.

6. Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta viranomaisen ulkopuolelle.

7. Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää tietoja niin kauan kuin valokuvia käytetään lapsiasiavaltuutetun viestintämateriaaleissa.

8. Rekisterin suojaus

Tiedot käsitellään luottamuksellisina.

Suostumuslomakkeet säilytetään digitalisoituina teknisesti suojatusti siten, että ulkopuolisilla ei ole niihin pääsyä. Pääsy tietoihin on lapsiasiavaltuutetun toimiston virkamiehillä. Suojaus perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin.

9. Tarkastus- ja korjausoikeus sekä oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus lapsiasiavaltuutetun toimistolta, että hänen tietojaan käsitellään tai ei käsitellä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot, jotka hänestä on annettu tai jotka hän on itse toimittanut lapsiasiavaltuutetun toimistolle sekä tiedot siitä, miten hänen tietojaan on käsitelty.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää oikaisua rekisteröityä koskeviin virheellisiin tietoihinsa toimittamalla uudet korjatut tiedot lapsiasiavaltuutetun toimistolle ja pyytämällä virheellisen tiedon poistamista.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietonsa poistettavaksi rekisteristä tekemällä pyynnön lapsiasiavaltuutetun toimistolle.

Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja se on allekirjoitettava.

10. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.

 

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta, annettu 27.4.2016, voimaantulo 25.5.2018.

Tietosuojalaki 1050/2018

Evästeet

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita selain tallentaa kävijän laitteelle. Evästeillä mahdollistetaan muun muassa käyttäjän tekemien valintojen, kuten kielivalinnan, säilyttäminen, kun käyttäjän siirtyy verkkosivustolla sivulta toiselle.

Lapsiasia.fi-sivustolla käytetään sekä sivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä että kävijäseurannan evästeitä.

Välttämättömien evästeiden avulla varmistetaan verkkosivuston tekninen toimivuus, eikä niitä käytetä muihin tarkoituksiin. Verkkosivustolla liikennöidään aina suojatulla yhteydellä (https).

Sivustolla käytettävät ei-välttämättömät evästeet ovat kävijäseurannan evästeitä. Toivomme, että hyväksyt myös ei-välttämättömät evästeet, joiden avulla pyritään kehittämään sivustoa. Kerättyä tietoa ei käytetä markkinointiin, eikä seurannan tietoja luovuteta viraston ulkopuolelle. 

Evästeiden käyttö ja kävijäseuranta sivustollamme on toteutettu yhdessä valtioneuvoston kanslian kanssa. Palveluntarjoajina toimivat valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori ja sen sopimuskumppanit Ambientia Group Oy (julkaisujärjestelmän toimittaja), Snoobi Technology B.V. (kävijäseurannan tarjoaja) ja Cloudflare, Inc. (sisällönjakeluverkon tarjoaja) sekä Amazon Web Services, Inc. (palvelinkapasiteetin tarjoaja).

Välttämättömät evästeet

COOKIE_SUPPORT

Julkaisujärjestelmän (Liferay) asettama eväste, joka säilyttää tiedon evästeiden sallimisesta selaimen asetuksissa. Eväste on voimassa vuoden.

GUEST_LANGUAGE_ID

Julkaisujärjestelmän eväste, joka säilyttää tiedon käyttäjän kielivalinnasta ja tallentaa sen seuraavaa sivustolla vierailua varten. Eväste on voimassa vuoden.

JSESSIONID

Julkaisujärjestelmän eväste, jonka tarkoituksena on seurata käyttäjien etenemistä sivustolla ja ilmaista, että käyttäjä käyttää sivustoa aktiivisesti. Eväste kertoo myös, kuinka monta käyttäjää sivustolla milläkin hetkellä on. Eväste on voimassa sivustolla vierailun ajan.

LFR_SESSION_STATE_10161

Julkaisujärjestelmän eväste, jota käytetään käyttäjän istunnon aikaleiman tallentamiseen ja istunnon umpeutumisesta varoittamiseen. Eväste on voimassa vuoden.

AWSALB, AWSALBCORS 

Amazonin asettamia evästeitä, joiden tarkoituksena on tasata palvelinten kuormitusta ja varmistaa, että käyttäjän istunto ei katkea, ja parantaa siten käyttäjäkokemusta. Jälkimmäisellä evästeellä varmistetaan sivustojen oikea toiminta uusimmilla selainversioilla. Evästeet ovat voimassa viikon.

yja_cookie_acceptance

Valtorin asettama eväste, joka säilyttää tiedon evästeiden hyväksymisestä tai kieltämisestä selaimella (evästebanneri). Eväste on voimassa vuoden.

Kävijäseurannan evästeet

Jos kävijä on hyväksynyt evästeiden käytön, sivuston kävijäseuranta kerää sivuston käytöstä yleisiä tilastotietoja, joita hyödynnetään verkkopalvelun kehittämisessä ja laadunvalvonnassa. Näitä tietoja ovat esimerkiksi sivu, jonka kautta kävijä saapui sivustolle, ladatut sivut, sivulatausten ajankohta, verkkoselain ja käyttöjärjestelmä sekä kävijän internet-palveluntarjoaja.

Kävijäseurannan perusteella ei ole tarkoitus tunnistaa yksittäisiä henkilöitä, eikä IP-osoitteita tallenneta kokonaisena. Kävijän IP-osoitetta käytetään kuitenkin sen selvittämiseen, mille organisaatiolle kyseinen IP-osoite on rekisteröity ja mikä kävijän maantieteellinen sijainti on.

SnoobiID

Eväste rekisteröi käyttäjälle yksilöllisen tunnisteen. Eväste on voimassa kaksi vuotta.

Snoobisession_lapsiasia_fi

Käytetään säilyttämään istunnon tiedot, kunnes käyttäjä poistuu sivustolta. Eväste on voimassa istunnon ajan.

Snoobi30minute_lapsiasia_fi

Käytetään säilyttämään istunnon tiedot enintään 30 minuutin ajaksi yhdelle istunnolle, vaikka kävijä välillä siirtyisi toiselle sivustolle tai selaimen välilehdelle.

 

Evästeiden käytön kieltäminen

Lapsiasia.fi-sivustolla on käytössä evästebanneri. Kävijä voi sivustolla vieraillessaan antaa suostumuksensa ei-välttämättömien evästeiden sekä liitännäisten käyttöön.

Jos kävijä ei hyväksy evästeitä, myöskään ei-välttämättömiä evästeitä tai liitännäisiä ei asenneta.

Jos kävijä on estänyt evästeiden tallennuksen selaimen asetuksissa tai käyttää selainta yksityisyys-tilassa, evästebannerin valintaa ei voida tallentaa. Jos selaimessa on päällä "Do not track" -tila (älä jäljitä), evästehyväksyntää ei kysytä, vaan sivuston toiminnan kannalta välttämättömät evästeet hyväksytään automaattisesti, ja muut evästeet hylätään automaattisesti.

Kävijä voi muuttaa aiemmin tekemäänsä evästevalintaa klikkaamalla alla olevaa linkkiä. Linkin klikkaaminen näyttää evästebannerin uudelleen.

Vaihda evästeasetuksia

Linkitykset muiden palveluihin

Sivuillamme olevat linkit ja jakopainikkeet sosiaalisen median palveluihin eivät välitä kävijästä tietoja näille palveluntarjoajille, jos linkkejä ja jakopainikkeita ei klikata. Sosiaalisen median palveluiden evästeistä saa tietoja kunkin palvelun tietosuojalausekkeista.

Sivuston ja tietoliikenteen tekniset lokitiedot

Sivuston tietoliikenneyhteyksistä ja käytöstä kerätään teknisiä lokitietoja, joita tarvitaan verkkopalvelun tuottamiseen ja tietoturvallisuudesta huolehtimiseen. Lokitietoihin sisältyy tietoja, jotka voi olla mahdollista yhdistää henkilöön, kuten IP-osoite ja aikaleima. Näitä lokitietoja käytetään vain palvelun mahdollistamiseksi tietoliikenneverkossa sekä virhetilanteiden ja tietoturvapoikkeamien selvittämiseksi.

Verkkopalvelun tuottamiseen ja tietoturvallisuudesta huolehtimiseen liittyvä henkilötietojen käsittely on tarpeen oikeusministeriön lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Lapsiasiavaltuutetun verkkopalvelujen palveluntarjoajana toimii Valtori. Valtorin sopimuskumppani Cloudflare Inc. hyödyntää yhtä prosenttia käyntilokitiedoista palvelunsa kehittämiseksi ja siirtää ne siinä tarkoituksessa Yhdysvaltoihin. Henkilötietojen Yhdysvaltoihin siirtämisen perusteena ovat EU:n komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet.

Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä lapsiasiavaltuutetun toimistossa